Automatización de notificaciones a proveedores
El equipo de cadena de suministro de una manufacturera global de dispositivos médicos enviaba a mano cada semana correos a ~50 proveedores sobre órdenes de compra vencidas y próximas a vencer. Lo reemplazamos con un sistema de Power Automate de un clic, con señalización de urgencia integrada y rastro de auditoría.
El Contexto
Un equipo de cadena de suministro dentro de una manufacturera global de dispositivos médicos mantenía informados a cerca de 50 proveedores sobre dos cosas cada semana: órdenes de compra que ya habían pasado su fecha de entrega, y órdenes por vencer en los próximos siete días. El proceso era completamente manual: un comprador copiando y pegando números de orden desde un reporte de órdenes abiertas hacia correos individuales, cerca de 140 líneas abiertas por semana, con un tono inconsistente y sin rastro de auditoría de a quién se había notificado. El equipo había estandarizado en SharePoint Online para los datos de órdenes y Outlook para el contacto, así que cualquier solución tenía que vivir dentro de ese stack, sin infraestructura nueva y sin herramientas nuevas que aprender.
La Solución
Construimos tres flujos coordinados de Power Automate que convirtieron un ritual manual semanal en un sistema de un clic, con urgencia y responsabilidad diseñadas dentro del correo mismo.
Tres flujos coordinados
Un flujo masivo de "notificar a todos los proveedores", un flujo de un solo proveedor bajo demanda disparado directamente desde la lista de SharePoint, y una utilidad de reinicio que limpia la lista de órdenes antes de cada recarga semanal de datos.
Correo de urgencia de dos niveles
Cada proveedor recibe un correo consolidado con una tabla roja de vencidas y una tabla amarilla de próximas a vencer; el asunto y la bandera de importancia de Outlook cambian a URGENTE / Alta cuando existen elementos vencidos.
Rastro de auditoría por diseño
Las órdenes notificadas se marcan como Estado = "Notificada" dentro del mismo flujo, dándole al equipo un registro en la lista de a quién se ha contactado sin necesidad de una hoja de cálculo aparte.
Los Resultados
El contacto semanal que antes le tomaba a un comprador una tarde de copiar y pegar ahora corre en un clic, con la bandeja de entrada misma priorizando.